法律事务管理制度

来源:重庆金融证券律师网  作者:admin  时间:2013-01-16 10:01:40

  法律事务管理制度 法律事务管理制度

  第一章管理制度总则

  第一条管理制度概述

  为防范市场风险与法律风险,提高公司经济效益,减少因合同签订、履行过程中发生的纠纷以及公司日常工作中出现的法律事务,依据中华人民共和国《公司法》、《合同法》、《城市房地产管理法》《建筑法》及相关法律,结合我公司实际情况,特制定本管理制度。

  第二条管理制度适用范围

  1、公司对外签订的所有商品房买卖合同、物业管理合同、建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等,均适用本管理制度。

  2、公司日常经营中发生的法律纠纷问题处理,包括:纠纷和解、诉讼、仲裁等。

  3、公司日常经营中涉及法律事务的重要商务谈判、合同签订谈判及各类其他协议等。

  4、其他公司法务部部门工作职责规定的法律事务。

  第三条公司法务管理机构

  公司法务部是公司法律事务管理机构,在公司董事长和分管总裁的领导下,负有以下职能:

  1、负责修订和完善公司合同管理制度,指导下属公司及其他业务部门制订合同管理实施办法,负责制订公司自用合同的格式文本,会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见,监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况,参与合同纠纷的调查处理,制定解决方案。

  2、负责组织有关合同管理、房地产、知识产权、诉讼法等法律知识的讲座和培训;

  3、负责解答合同签订、履行等方面、日常经营工作中法律问题的咨询;

  4、负责代理公司及时处理发生各类诉讼仲裁纠纷;

  5、其他公司法务部部门工作职责规定的法律事务;

  6、协助办公室公司合同文本的和案件卷宗归档工作。

  公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作,或指定其他有相关知识的工作人员负责具体工作,人员名单应及时交法务部备案。

  第二章法律事务工作规定

  第四条合同管理规定

  1、合同的起草:一般合同由各级经办人自行拟稿,合同内容包括标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或酬金,履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款;公司对外签订的合同,有格式文本的,应使用格式文本签约,由经办人按合同纸上的要求填写;严禁口头协议和非正规书面形式。任何有疑问和异议的应及时向公司法务部咨询;重要合同由法务部负责拟稿会同业务部门共同制订。

  2、合同的签订:签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职,分工负责。任何合同均需经过评审程序评审后,方可批准签订。

  3、授权委托:公司实行法定代表人授权委托制度,签订重要合同应先取得授权委托书,并在授权范围内签订合同。

  4、前期调查:经办人于合同签订前,应验证对方当事人有效证件,验明主体资格,了解其资信状况,审查对方经办人代理权限,审查对方提供资料的真实性与合法性。

  5、合同印章:批准人应当根据审查人的审查意见,决定合同的批准。

  公司合同专用章的管理机构,应当根据批准人的批准意见,在合同文本上加盖合同专用章。

  6、合同审查:经办人应将准备签约的重要合同文本及相关材料送交公司法务部。公司法务部应在时限内会同相关部门对合同内容进行审查,并提出审查意见。

  对审查人有疑义的部分,经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见,经办人应予重视,并协商完善。应审查人的要求,经办人有责任补充相关材料。

  7、合同履行:合同依法签订后,即具有法律约束力。履行部门必须认真履行合同,确保信誉。对某些特殊情况应向法务部请示,由法务部上报分管副总经理协商决定。履行部门应对合同履行中发生的情况,建立台账,由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。合同履行中所有收据等相关凭证必需是书面形式并有签字盖章。
 

  8、合同变更:合同履行过程中,确需签订补充协议或者变更、解除合同的,履行部门应当按合同签订的程序办理、重大变更应向法务部备案,所有补充协议或者变更、解除合同都必需用书面形式,并进行签字盖章。

  9、违约行为:对履行过程中对方当事人的违约行为,履行部门应当立即查明情况,认真、稳妥地收集证据,及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。当我方接到对方当事人的索赔报告后,履行部门应当立即通知公司法务部,共同商定应对措施。履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件,履行部门应立即通知对方当事人,查明原因,及时化解,并收集好相关证据。

  10、履行遗留:对所遗留的问题,履行部门应指定专人负责解决,并规定解决期限。在期限内确定无法解决的,应当立即报告分管领导和法务部,由法务部协助分管领导指定有关部门配合解决,并提出具体方案。

  11、履行完毕:合同履行完毕后,履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理归档。

  12、法律责任:对严重损害公司利益的下列行为,公司将追究有关人员的责任,并要求其承担全部损失:

  (一)在合同签订、履行过程中收受贿赂,与他人恶意串通,出卖公司利益;

  (二)在合同签订、履行过程中,严重玩忽职守,导致公司遭受巨大经济损失;

  (三)其他故意违反本管理制度的行为。

  (四)对涉嫌职务侵占、挪用资金等刑事犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任。

  第五条保密管理规定

  1、保密定义:公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项,公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务,包括但不限于以下:

  (一)公司重大决策中的秘密事项。

  (二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

  (三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

  (四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

  (五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

  (六)公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。

  (七)其他经公司确定应当保密的事项。

  2、保密级别:公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

  公司秘级的确定:

  (一)公司经营发展中,直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级;

  (二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;

  (三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

  属于公司秘密的文件、资料,应当标明密级。

  3、保密措施:属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑管理人员及其所在部门负责保密。

  对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:

  (一)非经总经理或主管副总公司批准,不得复制和摘抄;

  (二)收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

  (三)在设备完善的保险装置中保存。

  在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。

  具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:

  (一)选择具备保密条件的会议场所;

  (二)根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;

  (三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
 

  (四)确定会议内容是否传达及传达范围。

  公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室和法务部;总经理办公室和法务部接到报告,应立即作出处理。

  4、涉密责任:泄密是指使公司秘密被不应知悉的;使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。出现下列情况之一的,公司予以辞退并要求赔偿经济损失

  (一)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;

  (二)违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;

  (三)利用职权强制他人违反保密规定的。

  第六条诉讼管理工作

  1、诉讼前期:为维护公司合法权益,对确需要用诉讼才能解决的问题,应首先做好前期准备工作。

  (一)业务部门对出现的相关问题作出书面说明材料并附上相关证据材料复印件,上报分管副总经理和法务部,重大问题由分管领导和法务部上报董事长。

  (二)业务部门协助法务部了解案情,由法务部出具法律意见,报分管副总经理,重大问题由分管领导和法务部上报董事长决定是否诉讼。

  (三)决定诉讼的,业务部门应指定一名了解案情的承办人协助法务部工作。

  2、诉讼过程:

  (一)立案阶段:业务部门承办人要和法务部同去法院立案庭了解情况,并负责办理诉讼费用付款手续。

  (二)审理阶段:业务部门承办人和法务部协商是否出庭参与诉讼,对参与出庭的,应按时到庭,因特殊情况不能按时到庭的,应至少提前一天向法务部说明情况。

  (三)调解阶段:对可以进行调解的案件,应在授权范围内进行谈判,并尽量维护公司的合法权益,对于特殊情况应及时请示公司分管领导决定。业务部门承办人负责办理调解书的实际履行工作,对有问题的应及时报告法务部。

  (四)庭外和解:对可以进行庭外和解的应及时请示公司分管领导决定,由业务部门承办人协助法务部谈判,并在授权范围内决定是否接受,对于特殊情况应及时请示公司分管领导决定。

  (五)二审阶段:对确需要二审的案件,应由法务部作出法律意见,上报分管领导决定,重大上诉案件应上报董事长决定。

  3、案件执行:

  (一)申请执行:对判决后没有履行需要申请法院的强制执行的,在申请时效内应及时向法务部提出申请要求,并协助法务部进行申请立案,并负债执行立案费用预交手续。

  (二)执行阶段:业务部门及其承办人协助法务部积极与法院执行部门协调,及时执结案情,维护公司合法权益,对需要执行调解或和解的应按诉讼中调解和庭外和解的规定办理。

  (三)案件归档:法务部对于执结和依法终结的案件,整理好档案交公司档案管理部门入档,业务部门及其承办人应及时将执行财物办理各类手续。

  第三章附则

  第七条本管理制度由公司总经理办公会通过,由法务部负责解释。

  第八条本管理制度自年月日起开始执行。